Prostřednictvím politiky nestrannosti se snažíme zajistit nestrannost, transparentnost a nezávislost ve všech našich činnostech. To má zásadní význam pro zajištění integrity rozhodování společnosti Preferred by Nature, aby zainteresované strany mohly mít důvěru v bezúhonnost našich činností.
Preferred by Nature je organizace, která se řídí svým posláním. Naším posláním je podporovat lepší hospodaření s půdou a podnikatelské postupy, které jsou prospěšné lidem, přírodě a klimatu. Nenavrhujeme výrobu, nedistribuujeme ani neinstalujeme žádné výrobky, postupy nebo služby, které certifikujeme.
Účelem těchto zásad je popsat, jak organizace Preferred by Nature zajišťuje nezávislost, nestrannost a transparentnost všech svých činností. Naším cílem je činit nestranná zjištění a spravedlivá rozhodnutí. Společnost Preferred by Nature se snaží vyhýbat situacím, kdy vzniká riziko ohrožení nestrannosti nebo kdy se potenciální střet zájmů stává reálným. Ke střetu zájmů dochází tehdy, když má jednotlivec nebo organizace více zájmů, z nichž jeden by mohl případně narušit motivaci v dané činnosti. Struktura a zásady společnosti Preferred by Nature byly navrženy tak, aby zmírňovaly potenciální střety zájmů nebo se jim vyhýbaly, a to jak na úrovni jednotlivců, tak na úrovni organizace.
Společnost Preferred by Nature má další zásady související s řízením nestrannosti, jako jsou Protikorupční politika, Politika whistleblowingu, Politika dárcovství a Politika Open Source, které jsou k dispozici na našich webových stránkách.
1.1 Naše struktura
Společnost Preferred by Nature vlastní certifikační pobočku (Assurance), která poskytuje služby hodnocení shody, včetně certifikace a ověřování. Struktura společnosti Preferred by Nature odráží toto zaměření na hlavní typy činností, a to:
- Oddělení certifikace a ověřování (angl. Assurance): placená certifikační činnost v souladu s normativními standardy, které jsou akreditovány/uznány třetími stranami; certifikační činnosti společnosti Preferred by Nature zajišťuje společnost Preferred by Nature OÜ se sídlem v Estonsku. Společnost Preferred by Nature OÜ je plně vlastněna společností Preferred by Nature F.M.B.A., registrovanou neziskovou organizací se sídlem v Kodani v Dánsku. V několika případech mají místní subjekty vlastní akreditace, pokud to vyžadují místní předpisy (např. lesní hospodářství PEFC v Rusku nebo národní lesnický standard NMX v Mexiku). Veškerá rozhodnutí o certifikaci činí zaměstnanci oddělení Assurance.
- Oddělení projektů a řešení (angl. Projects and Solutions): zpoplatněná poradenská činnost pro klienty v rámci programu Rámec udržitelnosti, včetně hodnocení rizik v dodavatelském řetězci a usnadnění hloubkové kontroly podle zásad a postupů společnosti; a realizace projektů financovaných dárci. Činnosti v oblasti projektů a řešení řídí společnost Preferred by Nature F.M.B.A.
- Oddělení strategie a inovace (angl. Strategy and Innovation): rozvoj nových oblastí služeb a administrace otevřených školících kurzů.
Společnost Preferred by Nature F.M.B.A. založila v různých zemích dceřiné organizace s cílem zajistit mzdové služby zaměstnancům, kteří v těchto zemích poskytují místní služby. Tyto subjekty pokrývají fakturaci pro klienty se sídlem v těchto zemích a rovněž zajišťují dodržování místních daňových předpisů.
K zajištění nestrannosti je právní a finanční oddělení oblastí činnosti ve společnosti Preferred by Nature je průběžně sledováno.
1.2 Obecné principy
Následující zásady se vztahují na celou organizaci Preferred by Nature, aby byla zajištěna nestrannost a sníženo riziko střetu zájmů:
1.2.1 Průběžně identifikujeme, dokumentujeme, analyzujeme a zmírňujeme rizika ohrožující nestrannost.
1.2.2 Všichni naši zaměstnanci, členové představenstva a členové výboru pro nestrannost podepisují prohlášení o střetu zájmů a nejméně jednou ročně oznamují jakýkoli skutečný nebo potenciální střet zájmů. Tato prohlášení jsou následně analyzována a jsou přijata vhodná opatření ke zmírnění rizik. Na základě podepsaných dohod o střetu zájmů mají všechny strany povinnost aktualizovat prohlášení, jakmile se objeví nové situace, které mohou představovat střet zájmů.
1.2.3 Externí dohled nad naší nestranností pravidelně zajišťuje několik nezávislých akreditačních orgánů třetích stran. Kromě toho dohled nad naší nestranností zajišťuje Výbor pro nestrannost Preferred by Nature, který se schází nejméně jednou ročně.
1.2.4 Nenabízíme služby, které by přímo připravovaly organizace na získání certifikace v externích systémech, u kterých je Preferred by Nature akreditován jako certifikační orgán. Služby společnosti Preferred by Nature, které nesouvisejí s certifikací, nejsou určeny k tomu, aby je certifikované provozy nebo žadatelé používali jako přímý důkaz shody s certifikačními standardy. Pokud to neumožňují požadavky certifikačního systému, pak u externích certifikačních systémů, kde je Preferred by Nature akreditovaným certifikačním orgánem, neprovádíme následující služby:
- nevyvíjíme firemní postupy nebo systémy řízení, aby splňovaly certifikační požadavky;
- pomoc při řešení neshod uděleným proti certifikačním standardům;
- provádění interních auditů, které jsou společností vyžadovány pro účely certifikace;
- ověřování dodavatelů nebo subdodavatelů, které je společností vyžadováno pro účely certifikace;
- provádět školení, která poskytují specifická řešení/instrukce týkající se požadavků na certifikaci. Školíme pouze o obecných informacích, které jsou veřejně dostupné certifikovaným společnostem a žadatelům o certifikaci. Nenabízíme individuální FSC školení FSC certifikovaným organizacím nebo zájemcům o certifikaci.
1.2.5 Náš systém řízení rizik identifikuje služby, které by mohly způsobit střet zájmů s certifikačními činnostmi. Před zahájením spolupráce s novým žadatelem o certifikaci/klientem provádíme kontrolu, zda se klient v minulosti nepodílel na necertifikačních činnostech nebo jiných službách poskytovaných společností Preferred by Nature. Pokud jsou takové případy zjištěny, jsou na základě individuální analýzy provedena vhodná opatření ke zmírnění rizik s cílem vyhodnotit, zda může dojít ke střetu zájmů. Pokud je zjištěn skutečný střet zájmů, můžeme se zdržet poskytovat certifikační služby, a to minimálně na dobu 3 let.
1.2.6 Je známo, že některé projekty realizované Preferred by Nature jsou financovány z veřejných zdrojů. Zároveň nabízíme placené certifikační, ověřovací a poradenské služby. Proto považujeme za důležité zajistit, aby veřejné prostředky nebyly přímo ani nepřímo použity na podporu našich činností poskytovaných za úplatu. Pro zajištění nestrannosti naší projektové práce jsou zavedena následující zmírňující opatření:
a) Spravujeme naši interní databázi a finanční systémy, abychom zajistili oddělení komerčních aktivit od práce na projektech financovaných z veřejných zdrojů.
b) Co se týká veřejného sdílení našich znalostí a systémů, fungujeme na principech Open Source. To znamená, že všechny nástroje a publikace, které vytváříme, budou zveřejněny zdarma online a budou k dispozici všem zájmovým stranám. Snažíme se také zveřejňovat výstupy projektů všude, kde je to možné. Preferred by Nature zveřejňuje na svých webových stránkách seznam projektů, kterými se zabýváme, abychom zajistili transparentnost a umožnili zájmovým stranám dohled nad nestranností naší projektové práce.
c) Jsme nezisková organizace vedená svým posláním. To znamená, že komerční služby pro soukromé organizace a společnosti jsou poskytovány podle těchto zásad. Z finančního hlediska budou veškeré přebytečné výnosy generované aktivitami poplatků za služby směrovány zpět do aktivit zaměřených na naplňování naší vize a poslání.
1.2.7 Preferred by Nature vytvořil systém náležité péče (DDS), který vychází z požadavků Nařízení Evropské unie o dřevě (EUTR). Tento systém, uznaný Evropskou komisí, tvoří základ programu Preferred by Nature LegalSource™, který zahrnuje několik služeb v oblasti legality dřeva. Služba LegalSource je poskytována hospodářským subjektům v EU na podporu dodržování EUTR v souladu s požadavky Nařízení. Podle výkladu FSC může společnost Preferred by Nature poskytovat tyto podpůrné služby EUTR subjektům EU s certifikátem FSC, včetně vytváření systémů a školení, aniž by to považovala za střet zájmů.
1.2.8 Ačkoli můžeme poskytnout informace o poradenských organizacích, které by podpořily certifikaci klienta, netvrdíme ani nenaznačujeme, že by certifikace byla jednodušší, snazší, rychlejší nebo levnější, pokud by byla využita určitá poradenská organizace:
a) Nesmíme uzavírat žádné dohody s poradenskou organizací nebo poradenskou společností (dále jen "poradci") ani se zapojovat do žádných finančních nebo smluvních ujednání, v nichž (a) odměňujeme poradce, pokud poradce doporučí klienta společnosti Preferred by Nature; a (b) naopak nám poradce platí za doporučení poradce klientovi;
b) Nenajímáme žádné poradce, kteří by pro nás působili jako obchodní zástupci.
1.2.9 Poskytujeme některé obecné šablony, které jsou veřejně přístupné komukoli; například obecné postupy pro systém zpracovatelského řetězce, plán produktových skupin atd. V souladu s naší politikou Open Source jsou tyto šablony veřejně dostupné na našich webových stránkách a může je libovolně používat jakákoli společnost. Šablony neposkytují řešení specifická pro danou společnost a obsahují prohlášení o vyloučení odpovědnosti, že šablony nezaručují shodu s certifikačními požadavky a že za shodu odpovídá výhradně klient.
1.2.10 Na individuální úrovni je naší hlavní snahou zajistit, aby každá osoba provádějící úkoly související s našimi ověřovacími službami nebyla vystavena střetu zájmů a mohla jednat objektivně a nestranně.
1.2.11 Auditorům, zaměstnancům, kteří vydávají rozhodnutí o certifikaci a dále těm, kteří se zabývají řešením sporů, nelze přidělit příslušné úkoly související s klientem, pokud v předchozích třech letech pracovali u klienta nebo mu poskytovali poradenství. Bez ohledu na časové období budou všechny dřívější vztahy hodnoceny případ od případu a - i pokud je to déle než tři roky - tato osoba nemusí být přiřazena k takovým úkolům, pokud stále existuje potenciální riziko střetu zájmů.
Tuto politiku schválil Peter Feilberg, výkonný ředitel Preferred by Nature, dne 28. června 2022.