Vores certificeringsprocedurer har til formål at fastholde vores kunders tillid til, at kommercielt følsomme og andre former for fortrolige oplysninger modtaget fra dem eller fra andre kilder ikke videregives til uautoriserede parter. Enhver Preferred by Nature-medarbejder eller konsulent, der bevidst overtræder vores fortrolighedsregler, fjernes fra deltagelse i Preferred by Natures aktiviteter. Preferred by Nature forbeholder sig retten til at anlægge sag mod enhver part, der bryder en fortrolighedsaftale.
Alle Preferred by Natures medarbejdere er forpligtet til at underskrive en fortrolighedsaftale med Preferred by Nature, hvori de indvilliger i at iagttage fuld fortrolighed med hensyn til al kundedokumentation, interviews, samtaler og oplysninger i forbindelse med certificeringsevalueringen eller auditprocessen vedrørende virksomheden/kilden, der evalueres. Auditorer må ikke lave eller distribuere kopier af dokumenter eller rapporter, eller diskutere indholdet af disse rapporter med andre parter, medmindre det specifikt er godkendt af Preferred by Natures administrerende direktør. Alle dokumenter, data og andre former for dokumentation, der gives til eller indsamles af auditoren i forbindelse med en evaluering eller et audit, skal enten returneres til Preferred by Nature eller kunden, eller det skal destrueres. Hvis auditorer er i tvivl om oplysningers fortrolige karakter, skal de sende spørgsmål eller anmodninger om oplysninger fra offentligheden videre til deres overordnede leder.
Fortrolighedsprincipperne gælder ikke for oplysninger, som allerede er offentlige og/eller som skal offentliggøres i henhold til den gældende certificeringsordning, bestemmelse, lov eller kontraktlige aftale. Vi informerer vores kunder om de typer af oplysninger, der skal offentliggøres. Offentlig information omfatter, men er ikke begrænset til:
- oplysninger, der indgår i et offentligt resume, der er del af en auditrapport (kunden har altid mulighed for at gennemgå og kommentere rapporten før offentliggørelsen);
- oplysninger fra kunden til brug på certificeringsrelaterede websteder (fx certificerede produkter, arter, områder);
- oplysninger om kundevirksomheden, modtaget fra andre kilder end kunden, som ikke er af følsom karakter;
- oplysninger, der er tilgængelige i det offentlige domæne.
Når vi ved lov eller kontraktmæssige forpligtelser skal frigive fortrolige oplysninger, vil kunden eller den pågældende person, medmindre det er forbudt ved lov, få besked om de angivne oplysninger.
Preferred by Nature tilstræber at følge bedste praksis i forhold til it-sikkerhed og anvender rimelige sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte al elektronisk information og kommunikation fra kunder.
Godkendt af Peter Feilberg, administrerende direktør, Preferred by Nature d. 15. juli 2021