Preferred by Nature har vedtaget en Whistleblower-Politik for at opfordre og gøre det muligt for medarbejdere og andre at påpege alvorlige bekymringer internt, så vi kan adressere og korrigere upassende adfærd og handlinger.
Preferred by Nature forventer, at alle medarbejdere og repræsentanter opretholder høje etiske standarder og overholder love, regler og virksomhedspolitikker, herunder Anti-korruptionspolitikken og Fortrolighedspolitikken. Denne Whistleblower-Politik skitserer processen for indberetning af bekymringer i forbindelse med uetisk adfærd eller overtrædelser.
Formål og Anvendelsesområde
Denne politik opfordrer medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer, frivillige og andre repræsentanter til at indberette bekymringer internt om overtrædelser af virksomhedens regler, uetisk adfærd eller mistanke om brud på love eller regler, der styrer vores aktiviteter.
Procedure for indberetning
- Fortrolig indberetning: Indberetninger om overtrædelser eller mistanker kan indsendes fortroligt. Vi vil holde sådanne indberetninger fortrolige i det omfang, det er muligt, mens vi foretager en passende undersøgelse.
- Handle i God Tro: Indberetteren skal handle i god tro og have rimelig grund til at tro, at de indberettede oplysninger indikerer en overtrædelse. Ondsindede eller bevidst falske beskyldninger kan føre til disciplinære foranstaltninger, herunder opsigelse.
- Håndtering af Indberettede Overtrædelser: Indberetninger kan indsendes mundtligt eller skriftligt til Quality Manageren, et medlem af Management-teamet, eller et Bestyrelsesmedlem. En kvittering for modtagelse vil blive sendt til indberetteren.
- Opfølgende Handlinger: Alle indberettede overtrædelser vil straks blive undersøgt, og deres omfang og rækkevidde vil blive vurderet. Dette omfatter bekræftelse af overtrædelsen, identifikation af ansvar, vurdering af interne kontroller, forslag til forbedringer og bestemmelse af passende handlinger. Quality Manageren rapporterer indberetninger og løsninger til den Administrerende Direktør og Bestyrelsen mindst en gang om året.
Beskyttelse af Medarbejdere
Preferred by Nature støtter dem, der indberetter bekymringer i god tro, selv om de er ubegrundede, og sikrer fortrolighed, især i følsomme sager. Medarbejdere vil ikke blive udsat for skadelig behandling for at indberette mistanker. Enhver medarbejder, der oplever en sådan behandling, bør informere Quality Manageren eller et medlem af Management-Teamet. Hvis sagen ikke løses, kan medarbejdere gå videre til en Bestyrelsesrepræsentant.
Denne politik blev godkendt af Peter Feilberg, Preferred by Nature´s Administrerende Direktør, den 29. september 2023.