Zertifizierungsverfahren

Inhaber der Systeme & Akkreditierung

Nachfolgend finden Sie ein kurze Übersicht über die Systeme hinter unseren Zertifizierungsdiensten. Inhaber und Akkreditierung unterscheiden sich in diesen Diensten.

Zum Beispiel besitzen und entwickeln wir zwei der Systeme mit denen wir arbeiten, während die übrigen Systeme im Besitz von Organisationen mit mehreren Interessengruppen sind.  
 

Zertifizierung erwerben

Für alle Systeme bildet eine gründliche Bewertung der Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen die Grundlage für die Erteilung der Zertifizierung. In den meisten Fällen bedeutet dies einen Besuch unsererseits vor Ort.
 

Der Zertifizierungsprozess

Der Zertifizierungsprozess folgt in der Regel den unten beschriebenen Schritten. Für eine genauere Beschreibung des Zertifizierungsprozesses für die jeweiligen Systeme besuchen Sie bitte unsere Serviceseite. 

	Klärung des Umfanges und Zertifizierungsvereinbarung: Im ersten Gespräch klären wir, welche Produktlinien, Produktionsanlagen und Abläufe in Ihrem Zertifikat inbegriffen sein müssen. Dies bildet die Grundlage für unseren Service-Vorschlag und die Zertifizierungsvereinbarung, die Sie bei uns eingehen. Klicken Sie hier um die Vorlage für die Zertifizierungsvereinbarung anzuzeigen.
	Vorabeinschätzung: Dies ist in den meisten Fällen optional, aber für bestimmte Arten von FSC-Forstwirtschaft obligatorisch. Bei einigen Zertifizierungsarten wird die Vorbewertung nur selten verwendet.
	Öffentliche Konsultation der Interessengruppen: Dieser Schritt gilt nur für forstwirtschaftliche Zertifizierungsprüfungen und SBP-Zertifizierung von Biomasseproduzenten. Die öffentliche Konsultation muss den relevanten Interessengruppen 6 Wochen vor der Bewertung vor Ort für die FSC-Zertifizierung (Waldbewirtschaftung oder Chain of Custody/Controlled Wood) und einen Monat vor dem Besuch vor Ort für die SBP-Zertifizierung von Biomasse bekannt gegeben werden und kann 30 Tage vor dem Besuch vor Ort für PEFC Forest-Zertifizierung erforderlich sein, je nach nationalem PEFC-System.
	Vorbereitung: Sie bereiten sich auf die Zertifizierung vor, indem Sie die Einhaltung aller relevanten Zertifizierungsanforderungen sicherstellen. Bitte beachten Sie, dass wir keine Beratung anbieten oder Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Zertifizierung behilflich sind.
	Bewertung: Die Konformität mit allen relevanten Anforderungen wird beurteilt. In den meisten Fällen führen wir einen Besuch vor Ort durch, um die Konformität mit den entsprechenden Standards zu überprüfen. Dies beinhaltet normalerweise einen Rundgang durch Ihre Einrichtungen, Bewertung von Dokumenten und Interviews mit Mitarbeitern. Fernüberprüfungen (Telefon oder Skype) sind in bestimmten Fällen zulässig.
	Bericht: Wir erstellen einen Evaluierungsbericht, in dem alle Nichtkonformitäten dargelegt werden.
	Zertifizierung: Sie erhalten ein Zertifikat auf der Grundlage eines positiven Bewertungsergebnisses.

Bedingungen für die Erteilung der Zertifizierung  

Jedes System hat seine eigenen Regeln hinsichtlich der Konformitätsstufe, die für die Zertifizierung erforderlich ist. Im folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Bedingungen für die Bewertung und Wiederbewertungen

* RA = Rainforest Alliance 
** Dies kann je nach den Regeln des nationalen PEFC-FM-Systems gelten.
*** Eine Bewertung vor Ort ist häufig erforderlich, jedoch können Fernüberprüfungen in einigen Fällen akzeptiert werden.
**** Nur für Produzenten von Biomasse.
***** Es gibt keine offizielle Einstufung für Nichtkonformitäten unter RSPO. Alle Nichtkonformitäten, die während der Beurteilungen erhoben werden, müssen innerhalb von 3 Monaten behoben werden, ansonsten ist eine neue Bewertung erforderlich. Daher gelten in dieser Tabelle, die mittlere und hohe Abweichungen (Nichtkonformitäten) klassifiziert, Nichtkonformitäten in RSPO als hohe Abweichung.  

Zertifizierung aufrechterhalten

Ihr Zertifikat ist normalerweise für einen Zeitraum von 5 Jahren gültig; die Zertifikate PEFC FM und SAN/Rainforest Alliance haben jedoch eine Gültigkeitsdauer von 3 Jahren. 

Während des Gültigkeitszeitraums müssen Sie jährliche Audits durchlaufen, bei denen wir die kontinuierliche Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen überprüfen. Bei den jährlichen Audits wird das Augenmerk auf alle Schwächen gelegt, die bei früheren Bewertungen und bei der Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen festgestellt wurden. 

NEPCon kann zusätzliche Audits durchführen, zum Beispiel wenn wir Grund haben, einen wesentlichen Verstoß gegen die Zertifizierungsvorschriften zu vermuten. Wir können auch unangekündigte Spot-Audits durchführen.

Zwischen den Audits müssen Sie uns über wichtige Änderungen in Ihrer Organisation informieren. Der Zertifizierungsumfang - d.h. die Produktlinien, Produktionsanlagen und Abläufe, die nicht in Ihrem Zertifikat inbegriffen sind - können nur durch formelle Vereinbarungen geändert werden. 

Handhabung von Nichtkonformitäten

Im Zertifizierungsbericht wird die fehlende Konformität als Nichtübereinstimmung (NC) aufgeführt. NCs werden als mittlere oder hohe Abweichungen klassifiziert. Sie müssen jeden NC bis zum angegebenen Stichtag beheben. Im Bericht zur Zertifizierung werden alle Nichtübereinstimmungen (NC) aufgelistet. Diese sind je nach Einfluss als mittlere bzw. hohe Abweichung klassifiziert.

• Mittlere (minor) NCs: Normalerweise müssen Sie den NC bis zum nächsten jährlichen Audit beheben. Wenn Sie das Problem nicht ausreichend behoben haben, werden die mittleren NCs standardmäßig in den Zertifizierungssystemen FSC, PEFC, LegalSource, SBP und CFM zu hohen NCs erhoben. Für die SAN/Rainforest Alliance CoC Zertifizierung kann der Auditor beschließen, die mittleren NCs zu hohenen NCs zu erheben, wenn sie bis zum Stichtag nicht ordnungsgemäß behoben worden sind.

• Hohe (major) NCs: Die Frist für die Behebung eines hohen NCs liegt in der Regel bei drei Monaten für FSC, PEFC, LegalSource, SBP und CFM-Zertifizierung und bei vier Monaten für San/Rainforest Alliance-Zertifizierung und bei einem Monat für RSPO. In einigen Fällen können die Fristen kürzer sein. Um die rechtzeitige Einhaltung zu überprüfen, führen wir ein gesondertes Audit durch, was zusätzliche Kosten bedeutet. Wenn hohe NCs im geforderten Zeitfenster nicht behoben wurden, führt dies zur sofortigen Sperrung des Zertifikats (FSC-und SBP-Zertifizierung) oder direkt zur Kündigung Ihrer Zertifizierung (SAN/Rainforest Alliance-Zertifizierung).

Hinweis: Viele unserer Klienten berichten, dass der Prozess der Behebung von NCs ihnen letztendlich hilft, ihre Gesamtmanagement-Leistung und -Effizienz zu verbessern und ihre eigenen Ziele zu erreichen.

Re-Zertifizierung

Am Ende einer vollständigen Gültigkeitsdauer des Zertifikats müssen Sie eine erneute vollständige Bewertung durchführen lassen, um zertifiziert zu bleiben.   

Wenn das Ergebnis der erneuten Bewertung positiv ist, wird ein neues Zertifikat mit dem gleichen Zertifikatsregistrierungscode wie in Ihrem vorherigen Zertifikat ausgestellt.

Sperrung des Zertifikats

Ihr FSC-, PEFC-, LegalSource-, SBP-und CFM-oder RSPO-Zertifikat kann aus den in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Gründen gesperrt werden. Das SAN/Rainforest Alliance-Zertifizierungssystem arbeitet nicht mit Sperrung. 

Sie werden immer schriftlich über die Entscheidung der Sperrung informiert. Nachdem Ihr Zertifikat gesperrt wurde, dürfen Sie keine Ansprüche bezüglich Ihrer Konformität mit den Zertifizierungsstandards stellen und dürfen zuvor gekennzeichnete Produkte erst dann verkaufen, wenn die Warenzeichen entfernt wurden. 

• Die LegalSource-Zertifizierung wird unverzüglich gesperrt, wenn nachgewiesen wird, dass illegales Holz in Verkehr gebracht wurde oder wird.
• Falls Nachweise dafür vorliegen, dass es in der Lieferkette durch Handlungen oder Unterlassungen des zertifizierten Klienten zu Verfehlungen gekommen ist, und dass Palmöl-Produkte ausgeliefert wurden oder werden, die fälschlicherweise als RSPO zertifiziert gekennzeichnet sind, wird die RSPO-Supply-Chain-Zertifizierung sofort ausgesetzt, bis das Problem behoben ist.
   

*RA = Rainforest Alliance

**NCs = Nichtkonformität

Entzug des Zertifikats

Ihr Zertifikat kann aus den in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Gründen entgezogen werden. 

Sie werden immer schriftlich über die Entzugsentscheidung informiert. Nachdem das Zertifikat entgezogen wurde, dürfen Sie keine Ansprüche bezüglich Ihrer Konformität mit den Zertifizierungsstandards stellen, und Sie dürfen zuvor gekennzeichnete Produkte erst dann verkaufen, wenn die Warenzeichen entfernt wurden. 

Wenn Ihnen Ihr Zertifikat entgezogen wurde, müssen Sie eine erneute Bewertung durchlaufen, damit ein neues Zertifikat ausgestellt werden kann. Es ist nicht möglich, das vorherige Zertifikat wieder in Kraft zu setzen.

*RA = Rainforest Alliance

Ändern des Gültigkeitsbereichs des Zertifikats

Als Zertifikatsinhaber können Sie den Umfang Ihrer Zertifizierung in Verbindung mit Ihrem jährlichen Audit oder zwischen Audits erweitern oder ändern. Für alle Systeme und Dienstleistungen gelten folgende Bedingungen:

Sie müssen NEPCon in einer der folgenden Fälle benachrichtigen, die möglicherweise formale Änderungen im Gültigkeitsbereich Ihres Zertifikats erfordern:

• Zusätzliche Produktlinien, die Sie als zertifiziert verkaufen möchten.
• Neue Materialeingänge, welche nicht im derzeitigen Zertifikat inbegriffen sind.
• Änderungen im System, um Aussagen zu kontrollieren.
• Erweiterung oder Räumung von Standorten, die durch das Zertifikat abgedeckt sind. 

Für Änderungen im Bereich des Zertifizierungsumfanges außerhalb der geplanten jährlichen Audits ist normalerweise eine zusätzlichs Audit erforderlich. Je nach Art der Änderung kann die Prüfung vor Ort oder als Fernüberprüfung durchgeführt werden.

Öko-Labels, Warenzeichen und Ansprüche

Alle von uns angebotenen Systeme ermöglichen es den Zertifikatsinhabern, Öko-Labels, Warenzeichen und Ansprüche der Systeme zu nutzen.

Als Zertifikatsinhaber müssen Sie die Regeln der Logo- und Warenzeichennutzung beachten. Teil des Prüfungsverfahrens ist daher festzustellen, ob Sie diese Regeln einhalten, es sei denn, Sie verwenden keine Logos/Warenzeichen. 

Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht über die für die Logos/Warenzeichen der einzelnen Systeme geltenden Nutzungsbedingungen:

* CFM-Produktkennzeichnung ist nur für die CFM-Produktzertifizierung zulässig.