Sertifikācijas procedūras

Sistēmas īpašumtiesības un akreditācija

Zemāk ir norādīta informācija par shēmām, kas saistītas ar mūsu sertifikācijas pakalpojumiem un īpašumtiesības un akreditācija dažādiem pakalpojumiem. 

Piemēram, mums pieder un mēs attīstam divas no shēmām ar kurām mēs strādājam, pārējās pieder citām orgaizācijām.
 

Sertifikāta iegūšana

Visām shēmām, sertifikācijas piešķiršanas pamatā ir rūpīgs, uzņēmuma darbības atbilstības standarta prasībām, novērtējums. Vairākumā gadījumu, tas nozīmē klātienes apmeklējumu. 
 

Sertificēšanas process

Sertificēšanas process lielākoties atbilst soļiem, kas minēti zemāk. Lai iepazītos ar detalizētāku sertificēšanas procesa aprakstu katram no pakalpojuma veidiem, apmeklējiet atbilstošo pakalpojuma lapu.  

	Darbības jomas precizēšana un sertifikācijas līgums:  iesākumā mēs pārrunāsim un noskaidrosim kādas produktu līnijas, iekārtas un procesi ir attiecināmi uz Jūsu sertifikāciju. Šī informācija kalpo par pamatu pakalpojuma piedāvājumam un sertifikācijas līgumam, kuru Jūs ar mums noslēgsiet. Uzklikšķiniet šeit, lai redzētu sertifikācijas līguma veidlapu.
	Pirms-novērtējums: šis ir nepieciešams lielākoties visos gadījumos, bet obligāts dažiem FSC mežsaimniecības darbiem. Dažiem sertifikācijas veidiem, pirms-novērtējums tiek veikts reti.
	Publiskā, ieinteresēto pušu, konsultācija: Šis solis attiecas tikai uz meža sertifikācijas novērtējumiem un SBP sertifikāciju biomasas ražotājiem. Publiskā apspriešana jāizziņo ieinteresētajām pusēm 6 nedēļas pirms paredzētās novērtēšanas klātienē FSC sertifikācijai (Mežsaimniecības vai piegādes ķēdes/kontrolētās koksnes auditiem), vienu mēnesi pirms klātienes novērtējuma SBP sertifikācijai biomasas ražotājiem un var tikt pieprasīts 30 dienas pirms klātienes novērtējuma PEFC meža sertifikācijai (to nosaka attiecīgās valsts nacionālā PEFC shēma).
	Klientu sagatavošanās:  Jūs gatavojieties sertifikācijai nodrošinot atbilstību visām attiecināmajām prasībām. Lūdzu, ņemiet vērā, ka mēs nesniedzam konsultācijas vai nepalīdzam Jums sagatavoties Jūsu sertifikācijai.
	Novērtējums: Tiek novērtēta Jūs atbilstība visām piemērojamajām prasībām. Lielākoties tas tiek darīts apmeklējot uzņēmumu klātienē, lai pārliecinātos, ka atbilstība standartam (iem) ir novērojama arī realitātē. Parasti tas ietver Jūsu ražotnes apmeklējumu - saimniecības vai mežsaimniecības apmeklējumu, dokumentu caurskatīšanu un intervijas ar darbiniekiem un citām Jūsu uzņēmējdarbībā iesaistītajām pusēm (piem., apakšuzņēmumi). Dažos gadījumos ir pieļaujami neklātienes (telefefonintervijas, Skype intervijas) novērtējumi.
	Ziņojums: Mēs gatavojam novērtējuma ziņojumu iekļaujot tajā visus novērojumus un neatbilstības.
	Sertifikācija: Pozitīva novērtējuma gadījumā Jūs saņemsiet sertifikātu.

Sertifikācijas piešķiršanas nosacījumi 

Katrai shēmai ir savi sertifikācijas piešķiršanas noteikumi, kas ir  atkarīgi no atbilstības līmeņa sertifikācijas  prasībām.  Tālāk ir sniegts īss pārskats par nosacījumiem pirmreizējai sertifikācijai un pārsertifikācijai. 

*RA = Rainforest Alliance Sustainable Agriculture Standard
** Var piemērot atkarībā no konkrētās valsts nacionālās PEFC FM shēmas prasībām.
***Klātienes novērtējums tiek uzskatīts par obligātu, tomēr pastāv izņēmuma gadījumi neklātienes auditiem. 
****Tikai biomasas ražotājiem.
*****RSPO nav oficiālas gradācijas neatbilstībām. Jebkura neatbilstība, kura tiek identificēta novērtējuma auditā, jānoslēdz trīs mēnešu laikā, pretējā gadījumā nepieciešams jauns novērtējums. Tāpec šajā tabulā, ailē, kurā tiek klasificētas būtiskas un nebūtiskas neatbilstības RSPO daļā tās tiek vērtētas tikai kā būtiskas.  
******Sust. Tourism Cert. = Sustainable Tourism Certification 

Sertifikācijas uzturēšana

Parasti sertifikāta derīguma periods ir 5 gadi; tomēr, PEFC FM, Sustainable Tourism un Rainforest Alliance SAS sertifikātiem ir derīguma periods 3 gadi. 

Sertifikāta derīguma periodā, katru gadu ir jāveic ikgadējais audits, kurā mēs turpinam novērtēt Jūsu atbilstību. Ikgadējie auditi fokusējas uz trūkumiem, kuri ir tikuši identificēti iepriekšējos auditos un uz Jūsu sertifikācijas prasību izpildi.  

NEPCon var veikt papildus auditus, piemēram, ja mums ir pamatotas aizdomas  par būtiskiem sertifikācijas noteikumu pārkāpumiem.  We may also carry out random spot audits.

Laika posmā starp auditiem, Jums jāinformē mūs par jebkādām būtiskām izmaiņām Jūsu uzņēmumā.  Sertifikācijas tvērumu, t.i. - produktu veidu, ražošanas procesus un iekārtas, uz kurām attiecas sertifikācija, drīkst mainīt tikai pēc oficiālas vienošanās. 

Neatbilstību novēršana

Sertifikācijas ziņojumā jebkurš atbilstības trūkums tiek uzskatīts par neatbilstību. Neatbilstības tiek klasificētas būtiskajās un nebūtiskajās. Katra no neatbilstībām jānovērš noteiktā termiņā. 

• Nebūtiska neatbilstība: Parasti neatbilstība jānovērš līdz nākamajam ikgadējam uzraudzības auditam. Ja Jūs neesat novērsi neatbilstību, šī nebūtiskā neatbilstība tiek pārkvalificēta par būtisku  FSC, PEFC, LegalSource, SBP, RSPO P&C un CFM sertifikācijas sistēmās. Rainforest Alliance CoC sertifikācijai, auditors dīkst izlemt pārkvalificēt neatbilstību, kurai nav noteikts novēršanas termiņš. RA SAS Farm jānodrošina atbilstība noteikumiem "Pastāvīgas uzlapošanas kritēriji". Sustainable Tourism sertifikācijai nebūtiska neatbilstība parasti paliek nebūtiska, bet tai seko soda piemērošana. Tomēr noteiktos gadījumos auditors drīkst pieņemt lēmumu pārkvalificēt neatbilstību, ja tas var radīt  ticamības risku. 

• Būtiska neatbilstība: Parasti neatbilstība jānovērš trīs mēnešu laikā  FSC, PEFC, LegalSource, SBP, RSPO P&C, CFM un Sustainable Tourism sertifikācijai un četru mēnešu laikā Rainforest Alliance SAS sertifikācijai un viena mēneša laikā RSPO. Dažos gadījumos neatbilstības novēršanas termiņš var būt īsāks. Lai novērtētu, vai neatbilstība ir novērsta, mēs veiksim papildus auditu, kas prasīs papildu izmaksas.  Neatbilstības nenovēršana termiņā novedīs pie sertifikāta "iesaldēšanas" (FSC un SBP sertifikācijai) vai Jūsu sertifikāta anulēšanas (Rainforest Alliance SAS un Sustainable Tourism sertifikācijai). 

Piezīme: Liela daļa mūsu klietu apgalvo, ka neatbilstību novēršana viņiem ļauj uzlabot vispārējo vadības veiktspēju un efektivitāti un sasniegt savus mērķus.
 

Pārsertifikācija

Pēc pilna sertifikācijas derīguma perioda Jums nepieciešams veikt pārsertifikācijas auditu - jaunu novērtējuma auditu - ar mērķi arī turpmāk palikt sertificētiem.   

Ja pārsertifikācijas audita rezultāti ir pozitīvi, tiek izsniegts jauns sertifikāts ar esošo sertifikācijas reģistrēšanas kodu.
 

Sertifikāta apturēšana

Jūsu FSC, PEFC, LegalSource, SBP un CFM, RSPO, RA SAS, vai Sustainable Tourism sertifikāts var tikt apturēts zemāk esošajā tabulā minēto iemeslu dēļ.  

Sertifikāta apturēšanas lēmums Jums vienmēr tiks paziņots rakstiskā veidā. Pēctam, kad Jūsu sertifikāts tiks apturēts, Jūs nedrīkstēsiet izmantot nekādas atsauces attiecībā uz Jūsu atbilstību sertifikācijas standartiem un nedrīkstēsiet pārdot marķētu produkciju, kamēr visi prečzīmju marķējumi netiks noņemti. 

• LegalSource sertifikācija tiks apturēta nekavējoties, ja tiks konstatēta nelegālas koksnes laišana tirgū. 
• Ja objektīvi pierādījumi liecinās par to, ka piegādes ķēdē noticis pārrāvums, kam par iemeslu kalpojusi mūsu klienta darbība vai iniciatīva, un, ka nesetificēti palmu eļļas produkti ir bijuši vai tiek tirgoti kā sertificēti,  RSPO Supply Chain sertifikācija tiks apturēta nekavējoties līdz brīdim, kad neatblstība tiks novērsta. 

*RA = Rainforest Alliance

**Sust. Tourism Cert. = Sustainable Tourism Certification

***Piemēram, dabas katastrofas, kas ietekmē uzņēmuma produkcijas vai pakalojuma gala patērētāju, politiskie nemieri, kas liek slēgt uzņēmumu, utml. 

Sertifikāta atsaukšana

Jūsu sertifikāts var tikt atsaukts gadījumos, ka minēti zemāk esošajā tabulā. 

Par sertifikāta atsaukšanas lēmumu Jūs vienmēr informēs rakstiskā veidā.  Pēctam, kad Jūsu sertifikāts ir ticis atsaukts, Jūs nedrīkstat atsaukties uz stbilstību sertifikācijas standartiem un nedrīkstat pārdot produkciju, kamēr tai nav noņemts sertifikāciju apstiprinošs prečzīmju marķējums. 

Ja Jūsu sertifikāts ir ticis atsaukts, Jums tiks pieprasīts veikt atkārtotu novērtējuma auditu, lai izsniegtu jaunu sertifikātu. Nav iespējam atjaunot ieprieksējo sertifikātu.
 

*RA = Rainforest Alliance

**Sust. Tourism Cert. = Sustainable Tourism Certification

Sertifikāta darbības jomas maiņa 

Kā sertifikāta turētājam, Jums ir tiesības mainīt vai paplašināt sertifikāta darbības jomas ikgadējā audita laikā vai starp auditiem. Visām shēmām un pakalpojumiem piemēro šādus nosacījumus:

Jums jāinformē NEPCon jebkurā no sekojošajām situācijām, kas var prasīt formālas izmaiņas sertifikāta darbības jomā:

• Papildus produkti, kurus vēlaties pārdot kā sertificētus.
• Jaunu izejmateriālu izmantošana, ko neaptver pašreizējā sertifikācijas darbības joma.
• Atsauču kontroles sistēmas maiņa.
• Sertifikāta aptverto vietu paplašināšana vai samazināšana.

Ja sertifikāta darbības joma tiek mainīta laika posmā starp ikgadējiem auditiem, tad tiek veikts atsevišķs audits darbības jomas maiņai. Atkarībā no izmaiņu veida, audits var tikt veikts klātienē vai neklātienē. 

Eco-marķējums, atsauces un prečzīmes

Katra no shēmām ar kurām mēs strādājam, piedāvā savu sertifikātu turētājiem iespēju izmantot sistēmas prečzīmes, eco-marķējumus un sertifikāta atsauces. 

Kā sertifikāta turētājam, Jums jāievēro logo un prečzīmju lietošanas noteikumi. Tā ir daļa no mūsu audita procedūras - pārbaudīt, vai Jūs atbilstat šo noteikumu prasībām, ja vien Jūs nelietojiet prečzīmes. 

Zemāk ir īss pārskats par prečzīmju lietošanas nosacījumiem attiecīgi katrai sertifikācijas shēmai:

*CFM uz produkta (on-product)  marķējums atļauts tikai CFM produktu sertifikācijai.