Чрез Политиката за безпристрастност, ние се стремим да се гарантира безпристрастност, прозрачност и независимост във всички наши дейности. Това е от основно значение за запазване на неприкосновеността на Preferred by Nature при вземане на решения, така че заинтересованите страни могат да имат доверие в почтеността на нашите дейности.
Целта на тази политика е да опише как Preferred by Nature гарантира независимост, безпристрастност и прозрачност във всички свои дейноти. Нашата цел е да правим безпристрастни констатации и да вземем справедливи решения. Preferred by Nature се стреми да избегне ситуации, при които възниква риск от безпристрастност или може да съществува потенциален конфликт на интереси. Конфликт на интереси възниква, когато дадено лице или организация има множество интереси, единият от които може евентуално да изопачи аргументацията за даден акт към друг. Структурата и политиките на Preferred by Nature са предназначени да избегнат потенциален или реален конфликт на интереси, както на индивидуално, така и на институционално ниво.
Preferred by Nature прилага допълнителни политики, свързани с безпристрастността, като Политика за борба с корупцията, Политика за подаване на сигнали за нередности, Политика за дарения и Open Source Политика, които са достъпни на нашия уебсайт.
1.1 Нашата структура
Preferred by Nature е организация, която се оповава на своята мисия. А тя е да подкрепяме по-добро управление на земята и бизнес практики, които са от полза за хората, природата и климата. Preferred by Nature притежава клон за сертифициране (Assurance), предоставящ услуги за оценка на съответствието, включително сертифициране и проверка. Структурата на Preferred by Nature отразява този фокус върху основните видове дейности, а именно:
- Сигурност (Assurance): услугата по сертифициране е в съответствие с нормативните стандарти, които са акредитирани/признати от трети страни; Preferred by Nature OÜ със седалище в Естония, отговаря за сертификационните дейности на Preferred by Nature. Preferred by Nature OÜ е изцяло собственост на Preferred by Nature F.M.B.A., регистрирана организация с нестопанска цел в Копенхаген, Дания. В отделни случаи местните организации притежават собствена акредитация, ако това се изисква на местно ниво (напр. PEFC управление на горите в Русия или националния стандарт за горското стопанство (NMX) в Мексико). Всички решения за сертифициране се вземат от служителите на отдела.
- Проекти и решения: консултантските дейности за клиенти по програма „Sustainability Framework“ включват оценка на риска по веригата на доставки и подпомагане на надлежната проверка в съответствие с фирмените политики и процедури; и изпълнение на проекти, финансирани от донори. Дейностите по Проекти и решения се ръководят от Preferred by Nature F.M.B.A.
- Стратегия и иновации: разработване на нови сфери за обслужване и администриране на отворени курсове за обучение.
Preferred by Nature F.M.B.A. основава дъщерни организации в различни страни с цел да осигури ТРЗ условия на служители в съответните страни, които да предоставят услуги на местно ниво. Тези организации предоставят счетоводни услуги за клиентите в тези страни, а също гарантират спазване на местните данъчни разпоредби.
Правното и финансово разделение на дейностите в Preferred by Nature непрекъснато се следи, за да се гарантира безпристрастност.
1.2 Основни принципи
Следните принципи относно осигуряване на безпристрастност и намаляване на рисковете от конфликт на интереси са приложими за цялата организация на Preferred by Nature:
1.2.1 Ние идентифицираме, документираме, анализираме и смекчаваме рисковете за безпристрастност на текуща база.
1.2.2 Всички наши служители, както и членове на Управителния съвет и членове на Комитета за безпристрастност подписват декларация за конфликт на интереси и оповестяват всеки действителен или потенциален конфликт на интереси поне веднъж годишно. В последствие те се анализират и се предприемат подходящи мерки за намаляване на риска. Съгласно подписаните декларации за конфликт на интереси, всички страни имат отговорността да ги актуализират при всяка промяна, която може да представлява конфликт на интереси.
1.2.3 Външен контрол върху нашата безпристрастност се осигурява периодично от множество независими органи за акредитация на трети страни. Освен това, контролът върху нашата безпристрастност се осъществява от Комисия по безпристрастност на Preferred by Nature, който заседава поне веднъж годишно.
1.2.4 Ние не предлагаме услуги, които директно подготвят организации за получаване на сертификация по външни схеми, в които Preferred by Nature е акредитиран като орган за сертифициране. Услугите на Preferred by Nature, които не са свързани със сертификация, не са предназначени да бъдат използвани от вече сертифицирани или бъдещи такива организации като директно доказателство за съответствие със стандартите за сертифициране. При схеми за външно сертифициране, където Preferred by Nature е акредитиран сертификационен орган, ние не:
- разработваме фирмени процедури или системи за управление, за да бъдат покрити сертификационните изисквания;
- оказваме помощ за справяне с повдигнати спрямо стандартите за сертифициране несъответствия;
- провеждаме вътрешни одити, които се изискват от компанията като доказателство за сертифициране;
- провеждаме верификация на доставчици или подизпълнители, които се изискват от компанията като доказателство за сертифициране; и
- провеждаме обучения, които предоставят специфични за компанията решения/инструкции относно изискванията за сертифициране. Ние предоставяме само обучение относно обща информация, която е обществено достъпна за сертифицирани компании и кандидати за сертифициране. Не предлагаме FSC обучения едно към едно със сертифицирани организации или бъдещи такива..
1.2.5 Нашата система за управление на риска идентифицира услуги, които биха могли да бъдат предпоставка за създаване нат конфликт на интереси с дейностите по сертифициране. Преди да встъпим в отношения с нов кандидат за сертифициране/клиент, ние провеждаме анализ, за да установим дали клиентът преди това е участвал в несертификационни дейности или други услуги, предоставяни от Preferred by Nature. Когато бъдат идентифицирани такива случаи, се предприемат подходящи мерки за намаляване на риска въз основа на анализ за всеки отделен случай, за да се оцени дали може да съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен действителен конфликт на интереси, имаме право да се откажем от предоставянето на сертификационни услуги за минимум 3 години.
1.2.6 Известно е, че някои проекти, осъществявани от Preferred by Nature, се финансират от публични източници. В същото време, ние предлагаме платени консултантски услуги. Счита се за важно да се гарантира, че публичните средства няма да се използват пряко или косвено за подпомагане на нашите платени услуга. Следните мерки за смекчаване се прилагат, за да се гарантира безпристрастността на нашата проектна работа:
а) Ние управляваме вътрешната ни база данни и финансови системи, за да гарантираме, че търговските дейности са отделени от публично финансираната проектна работа.
б) Ние работим на принципите на Open Source по отношение на публично споделяне на знания и системи. Това означава, че всички инструменти и публикации, които разработваме, ще бъдат публикувани онлайн безплатно и са достъпни за всички заинтересовани страни. Където е възможно, също се стремим да публикуваме резултатите от проектите. Preferred by Nature публикува на уебсайта си списък с проекти, в които сме ангажирани, за да осигури прозрачност и да даде възможност на заинтересованите страни да наблюдават безпристрастността на работа ни по проектите.
в) Ние работим като организация с нестопанска цел и сме отдадени на нашата мисия. Това означава, че търговските услуги за частни организации и компании се предоставят в съответствие с тези принципи. От финансова гледна точка всеки излишък от приходи, генериран от предоставените от нас услуги срещу заплащане, ще бъде насочен обратно към дейности в изпълнение на нашата визия и мисия.
1.2.7 Preferred by Nature разработи система за надлежна проверка (DDS), базирана на изискванията на Регламента на Европейския съюз за дървесината (EUTR). Тази система, която беше призната от Европейската комисия, е основата на програмата LegalSource™ на Preferred by Nature, която включва множество услуги за насърчаване за законността. LegalSource се предоставя на оператори от ЕС, за да насърчат тяхното съответствие с EUTR, следвайки изискванията на регламента. Според интерпретацията на FSC Preferred by Nature може да предоставя тези услуги по EUTR на FSC сертифицирани оператори от ЕС, включително да разработва системи и обучение, без това да се разглежда като конфликт на интереси.
1.2.8 Въпреки че възможно да препоръчаме консултантски организации, които да подпомогнат клиента при сертифициране, ние не заявяваме и не твърдим, че сертифицирането би било по-просто, по-лесно, по-бързо или по-евтино, ако се използва определена консултантска организация:
а) Не трябва да имаме никакви споразумения или да участваме в каквито и да било финансови или договорни взаимоотношения с консултантска организация или консултантската компания („консултанти“), при които (а) ние възнаграждаваме консултанта, ако консултантът препоръча Preferred by Nature пред клиента; или (б) обратно, консултантът ни плаща ако препоръчаме на консултанта пред клиента;
б) Няма да ангажираме консултанти, които да действат като търговски агенти за нас.
1.2.9 На разположение са някои общи образци, които са публично достъпни за всеки; например общи процедури по Проследяване на продукцията, списък на продуктовите групи и др. Според Open Source политиката ни, тези образци са публично достъпни на нашия уебсайт и могат да бъдат използвани доброволно от всяка компания. Образците не предоставят специфични за компанията решения и включват отказ от отговорност, че образците не гарантират съответствие със сертификационните изисквания и че съответствието е отговорност единствено на клиента.
1.2.10 На индивидуално ниво нашата основна цел е да гарантираме, че всяко лице, което изпълнява задачи, свързани с предоставяните от нас услуги за осигуряване, не е в конфликт на интереси и може да изпълнява задачи обективно и безпристрастно.
1.2.11 На одитори, взимащи сертификационни решения и на служители, които разрешават спорове съответно не може да се възлагат задачи, свързани с клиента, ако са работили или са предоставяли консултации на клиента през последните три години. Независимо от периода от време, всички минали връзки ще бъдат оценявани случай по случай и дори ако са изминали три години, на лицето може да не бъдат възложени тези задачи, в случай че все още съществува вероятост от конфликт на интереси.
Тази политика е одобрена от Петър Фейлберг, Изпълнителен директор на Preferred by Nature, на 28 юни 2022.