Nunca antes las auditorías han enfrentado tantos retos, sin embargo, las auditorías remotas, la gestión de riesgos y la buena voluntad de los clientes hacen que todo sea posible.
Mientras que varias regiones como China y Europa se encaminan hacia la segunda etapa de la pandemia, otras regiones del mundo como los Estados Unidos y Canadá están enfrentando sus picos más altos con datos de fallecidos muy altos desde la Segunda Guerra Mundial.
El COVID-19 ha afectado los lugares de trabajo alrededor del mundo y NEPCon no ha sido la excepción. El realizar auditorías ha sido un reto en estos días ya que hay países en confinamiento total, en otros países las actividades se realizan a un paso más lento y en otros las actividades se empiezan a reanudar.
"Es fundamental que los estándares de nuestras auditorías no se vean comprometidos. Afortunadamente, parece que hemos podido mantener un alto nivel de calidad a pesar de estos retos. En lugares en los cuales no han sido posible las visitas en sitio, hemos podido realizar auditorías remotas, o auditorías remotas parciales, en estrecha colaboración con los clientes, o si es necesario hemos acordado aplazarlas," comenta Justinas Janulaitis, Director Técnico de NEPCon.
Justinas Janulaitis es parte del equipo de trabajo especial COVID-19 de NEPCon Assurance (Aseguramiento), el cual fue establecido a inicios de marzo justo después que era obvia la rápida propagación del virus alrededor del mundo. El equipo está formado por expertos de las unidades relevantes de NEPCon quienes monitorean la propagación de la pandemia, mantienen contacto con los clientes y aconsejan al personal.
"Estamos utilizando un enfoque con base al riesgo y hemos desarrollado un mapa interactivo el cual es constantemente actualizado por nuestro equipo de trabajo especial ante el COVID-19. El mapa es fundamental para nuestro trabajo y las políticas regionales y locales se ajustan día a día considerando los patrones de riesgo ante la pandemia," agrega Justinas Janulaitis.
En este mapa los diferentes grados de mitigación a lo largo del mundo se marcan por cinco diferentes colores con información detallada en un recuadro con datos desplegables.
“El Botón COVID”
El equipo también implementó el "Botón COVID" para mantener el registro de las operaciones impactadas. Cuando las auditorías con canceladas, aplazadas o cambiadas y la información es actualizada en la base de datos de NEPCon, los auditores y personal de NEPCon pueden seleccionar el botón y marcar la operación que ha sido impactada por el COVID-19. Esto brinda a Justinas y a sus colegas valiosos insumos sobre como la pandemia está afectando a los clientes.
"Esto nos permite estar al frente y brindar la pronta y necesaria ayuda a nuestros clientes y auditores. La exactitud de los datos es vital para brindar servicios de calidad," agrega Justinas.
Al momento, los datos recopilados desde marzo a junio a través de este método, muestran que la mayoría de clientes han sido impactados. Aunque la auditoría remota es útil, sigue siendo el estándar de certificación individual el que establece el perímetro de lo que es posible.
"Para que podamos utilizar la auditoría remota, el esquema de certificación ha permitido que se haga de esa manera. Desde el brote, el Forest Stewardship Council™ presentó una excepción que permite que el sistema sea más flexible, de forma temporal. Las auditorías de Cadena de Custodia pueden ser facilmente reemplazadas por auditorías remotas, pero para las auditorías de Manejo Forestal y Madera Controlada veo un tema de credibilidad si simplemente se deja a los organismos de certificación el decidir si pueden mantener la credibilidad mientras se trabaja de forma remota," agrega Justinas.
Por suerte, los clientes han sido muy comprensivos y abiertos a utilizar nuevas herramientas y procedimientos. Empezamos a sospechar que el no tener que recibir a un grupo de auditores durante varios días de una sola vez puede ser la razón de su espíritu de cooperación, comenta Justinas. Sin embargo, si creen que las auditorías son menos minuciosas o que consumen menos tiempo, les espera una sorpresa:
"Inicialmente preguntamos a nuestros consultores cuánto tiempo considerarían que estas auditorías tomarían y la mayoría de nosotros pensó que serían mucho más rápidas. No resultó de esa manera y algunas de las auditorías remotas completas o parciales están tomando más de lo esperado," agrega Justinas.
