Il primo passo fondamentale per la valutazione dei rischi di legalità di una catena di approvvigionamento di legno o prodotti derivati consiste nell’identificare fornitori ed origine del materiale. La mappatura dell’approvvigionamento può essere utile per avviare tale processo.
Una mappa della catena d’approvvigionamento consentirà di:
- Avere una visione d'insieme dell'origine del legno e delle relative transazioni intercorse;
- Identificare i soggetti delle varie fasi dell’approvvigionamento, nonché il paese d'origine, la regione sub-nazionale o la foresta di raccolta;
- Determinare meglio i rischi insiti nelle forniture di prodotti realizzati con legname proveniente da realtà e paesi diversi;
- Valutare meglio l’attendibilità dei fornitori e la legalità delle specie legnose e dei materiali da esse derivati.
- Verificare la correttezza delle descrizioni dei prodotti proposti dai vostri fornitori.
Come iniziare
Per iniziare a mappare la catena di approvvigionamento, dovreste porvi le seguenti domande iniziali:
- I prodotti contengono legno o derivati del legno?
- Chi sono i fornitori?
- Da quali aziende e in quale paese i vostri fornitori si sono procurati tali prodotti o i materiali che li compongono?
Quali sono le informazioni necessarie?
Per ogni prodotto che contiene legno o derivati, è opportuno acquisire quanto segue:
- Informazioni sul fornitore
- Nome
- Paese ed indirizzo di residenza
- Attività professionale (ad esempio: segheria, fabbrica di imballaggi, ecc.)
- Codice dell’eventuale certificato FSC o PEFC
- Informazioni sul prodotto
- Descrizione (tipologia e denominazione commerciale)
- Codice doganale (vedere quali sono quelli d’interesse EUTR QUI)
- Eventuale certificazione FSC/PEFC e relativa specifica (FSC 100%, FSC Mix, ecc.)
- Composizione (presenza di un singolo materiale o di più componenti)
- Descrizione delle eventuali componenti costitutive
- Specie (denominazione commerciale e se necessario, nome scientifico
- Quantità (in volume, peso o unità)
- Origine del materiale (Paese d’origine del legno e se necessario, regione sub-nazionale o concessione forestale).
Elementi utili per mappare la catena di fornitura:
- Un buon metodo consiste nel creare una mappa per ciascun prodotto a base di legno o derivati: per i prodotti composti da materiali d’origine diversa è bene che questi siano mappati individualmente.
- Le mappe possono essere realizzate e conservate in formato elettronico. Tale soluzione può facilitare la visualizzazione d’insieme della catena di fornitura.
- Il livello di dettaglio della mappa può variare da prodotto a prodotto in base al grado di complessità della catena di fornitura. Comunque, la mappa deve essere sufficientemente dettagliata in modo da assicurarsi che l’origine del legno (Paese, regione sub-nazionale o concessione) di cui è costituito il prodotto sia sicura.
- È necessario acquisire informazioni dal fornitore diretto, ma anche dai fornitori intermedi. L’approccio migliore, in tal senso, consiste nel coinvolgere il fornitore nella mappatura.Vedu anche Attuazione dell’EUTR: come iniziare.
- Il rischio di illegalità del Paese d’origine del legno determina il dettaglio da raggiungere nella mappatura. Ad esempio, se il rischio varia in base alla realtà sub-nazionale (o addirittura da concessione a concessione) potrebbe non bastare riferirsi al livello del Paese e quindi, insieme al fornitore, sarà necessario risalire alla foresta di provenienza identificando tutti gli elementi della catena di fornitura tra cui addetti alla gestione forestale ed al prelievo legnoso, segherie, imprese di seconda lavorazione, intermediari e rivenditori. La mappatura dell’intera catena di fornitura è fondamentale nell’ottica di mitigare il rischio di illegalità dei prodotti a base di legno. Per quanto riguarda la valutazione del rischio, si consiglia di consultare questa pagina web.
- Le mappe devono essere regolarmente aggiornate ogni anno ed ogni volta che si registra un cambiamento nella catena di fornitura. Pertanto, è opportuno chiedere al fornitore di essere informati delle variazioni rilevanti che subentrano nella filiera d’approvvigionamento.
- È importante chiarire quali documenti acquisire e se gli stessi sono realmente utili. La documentazione è fondamentale per dimostrare la legalità dei prodotti da acquistare ed i collegamenti tra i vostri fornitori e subfornitori. Comunque, bisogna evitare di raccogliere quanti più documenti possibile, concentrandosi su quelli effettivamente appropriati per condurre le necessarie verifiche di legalità della catena d’approvvigionamento.
Sottolineata l’importanza della documentazione, indispensabile per circostanziare la catena di fornitura ed accertarne la legalità, è necessario anche notare che la stessa potrebbe essere fuorviante o addirittura artefatta. Pertanto, nella fase di valutazione dei documenti è bene considerare i seguenti aspetti:
- Rilevanza - i documenti raccolti sono significativi e riguardano effettivamente la catena di fornitura del prodotto che si intende acquistare? Capita che gli documenti vengano utilizzati per diverse forniture ed inviati a più acquirenti. Questo richiede un’analisi incrociata di tutte le informazioni reperite per ogni determinato approvvigionamento.
- Validità – le informazioni siano affidabili, valide e rilasciate da un’autorità competente?
- Correttezza – la documentazione è in qualche modo errata o contraddittoria rispetto ad altre informazioni di cui si è in possesso?
- Completezza – le informazioni disponibili sono in grado di ricostruire interamente la catena di fornitura o qualche passaggio della stessa rimane oscuro?
Per avere un quadro completo, è importante valutare i seguenti due rischi legati alla catena di approvvigionamento:
- Rischio di sostituzione - Il prodotto potrebbe contenere o derivare specie legnose simili, ma diverse da quelle dichiarate.
- Rischio di mescolamento – Il prodotto potrebbe contenere o derivare da legno proveniente da fonti sconosciute, diverse da quelle dichiarate.
I documenti che è necessario raccogliere per dimostrare la legalità del legno variano da paese a paese. Per saperne di più è possibile consultare le valutazioni del rischio e le guide di Preferred by Nature disponibili sul Sourcing Hub. Un altro riferimento può essere il Timber Trade Portal di ATIBT.
Infine, si ricorda che è necessario conservare per almeno cinque anni le informazioni relative agli approvvigionamenti effettuati incluse fatture, bolle di consegna, contratti con i fornitori, ordini di acquisto, documenti di spedizione, polizze di carico e certificati di assicurazione.
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