La première étape clé pour évaluer les risques de légalité dans une chaîne d'approvisionnement en bois est d'identifier l’origine de la matière en question et d’établir le nom des fournisseurs qui l’ont manipulée. Documenter votre chaîne d'approvisionnement peut être utile pour commencer ce processus.
Établir une carte de votre chaîne d'approvisionnement vous permettra :
- D’avoir une vue d’ensemble de l’origine et du parcours de chacun des composants en bois.
- D’identifier tous les acteurs importants à chaque étape de votre chaîne d'approvisionnement. Cette partie doit inclure le pays d’origine, la région ou la forêt de récolte.
- D’améliorer votre compréhension des risques que présentent les produits en bois provenant de sources et de pays multiples.
- De renforcer votre confiance dans vos fournisseurs et dans la légalité des essences et des matières de bois que vous utilisez.
- De vérifier l’exactitude des garanties offertes par vos fournisseurs concernant les produits en question.
Comment se lancer
Pour commencer à retracer votre chaîne d'approvisionnement, posez-vous les questions suivantes :
- Lesquels de vos produits contiennent du bois ou des matières dérivées ?
- Auprès de quel(s) fournisseur(s) les avez-vous achetés ?
- Auprès de quelle entreprise et dans quel pays ces fournisseurs ont-ils obtenu le produit ou les matières en bois entrantes ? (Autrement dit, qui sont les fournisseurs de vos fournisseurs ?)
De quelles informations avez-vous besoin ?
Pour chacun de vos produits qui contiennent du bois ou des matières dérivées, il est utile de collecter les informations suivantes :
- Coordonnées du fournisseur
- Nom du fournisseur
- Adresse et pays
- Nature de son activité (ex : scierie, fabricant d’emballage, etc.)
- Code de certification (ex : FSC/PEFC), le cas échéant
- Informations sur le produit
- Description du produit (nom commercial et type de produit)
- Code SH (voir les produits concernés par le RBUE ici)
- Renseignements sur la certification du produit (ex : FSC/PEFC) et son label (ex : FSC 100 %, FSC Mixte, etc.), le cas échéant
- Produit composite ou fabriqué à partir d’une seule matière. Il est important de déterminer si votre produit contient une seule matière ou plusieurs composants
- Description des composants, le cas échéant (description de chaque composant en cas de produit composite)
- Essence (nom commercial et, le cas échéant, nom scientifique exact)
- Quantité (exprimée en volume, en poids ou en nombre d'unités)
- Origine de la matière (pays de récolte et, le cas échéant, région ou concession forestière de récolte)
Éléments à prendre en compte lorsque vous retracez votre chaîne d'approvisionnement :
- Il convient de créer une carte pour chacun de vos produits qui contiennent du bois ou des matières dérivées. Si un produit comporte plusieurs composants en bois provenant de différentes sources, il est conseillé de faire une carte pour chacun des composants individuels.
- La carte d’une chaîne d'approvisionnement peut être simple et apparaître dans une feuille de calcul. Un logiciel de schématisation de chaîne d'approvisionnement peut également être une solution utile pour mieux visualiser votre chaîne.
- Le degré de détail de votre carte peut différer d'un produit à l’autre, selon la complexité de votre chaîne d'approvisionnement. Votre carte doit être suffisamment détaillée pour vous permettre de déterminer avec certitude la zone d’origine (pays, région ou concession forestière de récolte) du bois ou des matières dérivées que vous achetez.
- Pour créer une bonne carte de chaîne d'approvisionnement, vous devez obtenir des informations auprès de vos fournisseurs et, potentiellement, de leurs fournisseurs respectifs. Le meilleur moyen pour y parvenir est d’impliquer vos fournisseurs dans le processus.
- Le risque d'illégalité dans le pays de récolte est un facteur qui peut influencer le degré de détail requis. Imaginons que vous achetiez votre matière en bois dans un pays où le risque de récolte ou de commerce de bois illégal varie selon les régions ou les concessions forestières. Dans ce cas, il ne suffira peut-être pas d’identifier le pays de récolte. Vous serez potentiellement amené à collaborer avec vos fournisseurs pour identifier tous les liens qui existent dans votre chaîne d'approvisionnement jusqu’à la région ou la forêt de récolte. Parmi les acteurs de la chaîne, vous trouverez des fabricants, des commerçants, des distributeurs, des scieries, des entreprises de transformation ou d’exploitation et des unités d’aménagement forestier. Cartographier l’ensemble de votre chaîne d'approvisionnement est une étape importante pour atténuer le risque d’illégalité au sein de votre chaîne. Pour en savoir plus sur l’évaluation du risque de récolte et de commerce illégal dans un pays d’origine, cliquez ici.
- Il est recommandé de réviser votre carte de chaîne d'approvisionnement tous les ans ou à chaque fois qu’une modification est apportée à votre chaîne d'approvisionnement. Il est préférable de demander à vos fournisseurs de vous signaler toute modification importante.
- Réfléchissez aux documents que vous collectez et à leur utilité. La documentation est cruciale pour démontrer l’origine légale du bois ou des produits dérivés que vous achetez et permet également de créer une carte fiable en démontrant les liens qui existent entre les différents fournisseurs de la chaîne. Cependant, il ne suffit pas de collecter autant de pièces que possible, mais plutôt les bons documents pour contrôler votre chaîne d'approvisionnement et la légalité des produits que vous achetez.
Si la documentation est essentielle lorsque vous retracez votre chaîne d'approvisionnement pour en vérifier la légalité, il faut garder à l’esprit qu’elle peut également être trompeuse ou même frauduleuse. Lorsque vous évaluez la validité de votre documentation, veuillez prendre en compte :
- La pertinence : la documentation s’applique-t-elle à votre chaîne d'approvisionnement ou à votre cargaison en particulier, et vous offre-t-elle des informations d'importance ? Il se peut que certains documents soient utilisés pour plusieurs livraisons et transmis à différents acheteurs. Le risque peut être atténué en vérifiant tous les documents relatifs à une même cargaison.
- La validité : les informations fournies sont-elles authentiques, valides et émises par une autorité compétente ? Identifiez une méthode pour tester leur validité.
- L’exactitude : y a-t-il des informations manquantes dans la documentation ? Contient-elle des erreurs apparentes ou contredit-elle d’autres informations que vous avez reçues ?
- L’exhaustivité : les informations obtenues permettent-elles de brosser un tableau complet de votre chaîne d'approvisionnement ? Y a-t-il des liens dans votre chaîne d'approvisionnement qui ne sont pas étayés par de la documentation ?
Il est important d’évaluer les deux risques suivants pour obtenir un tableau complet et exact de votre chaîne d'approvisionnement :
- Le risque de substitution : Les essences de bois que vous avez achetées peuvent avoir été remplacées par des essences similaires à une certaine étape de la chaîne d'approvisionnement.
- Le risque de mélange : La matière que vous achetez peut avoir été mélangée avec une autre matière (inconnue)
D'un pays à l’autre, les documents que vous êtes légalement tenu d'obtenir lorsque vous achetez du bois et des produits dérivés diffèrent. Pour en savoir plus sur les documents requis, lisez les évaluations du risque et les guides disponibles dans le Sourcing Hub. de Preferred by Nature. Vous pouvez également vous rendre sur le Timber Trade Portal de l’ATIBT pour en savoir plus sur le sujet.
Il est important de conserver systématiquement tous les documents utiles pendant au moins cinq ans. Cette recommandation concerne les factures, les bons de livraison, les contrats de fournisseurs, les bons de commande ainsi que les documents d’expédition comme le connaissement et les certificats d’assurance.
-------------------------------------------------------------------------------------
The European Commission (donor) is not responsible for any claims or views presented in this material. The European Commission's support for the production of this publication does not constitute endorsement of the contents which reflect the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of information contained therein.
